Problemen bij vergaderen

Iedere arbeider kent het wel: vergaderen. Voor de één een informatief moment moment en voor de andere complete tijdverspilling.

Het nut van vergaderen

Vergaderen is belangrijk om op een gestructureerde manier ideeën, informatie en standpunten uit te wisselen, meningen te vormen en besluiten te nemen. Vergaderingen kunnen erg leuk en zinvol zijn. Al de deelnemers aan de vergadering moeten dan wel dezelfde regels aanhouden en met dezelfde bedoelingen deelnemen. Daarom heeft iedere vergadering ook een goede voorzitten nodig.

Waarom is vergaderen soms saai?

Dit heeft te maken met bepaalde verwachtingen, tijd en geen zin hebben. De verwachtingen kunnen gemanaged worden door duidelijk aan te geven waar de vergadering over gaat en wat er te verwachten valt.

Tijd heeft te maken met het plannen en prioriteiten stellen. Wanneer je het nut van een bepaalde vergadering niet inziet, dan zul je het geen prioriteit vinden en dan is het zonde van je tijd. Als je weet over te brengen dat tijdens een vergadering informatie of instructies gegeven wordt, dat er besluiten worden genomen of dat er een richting wordt bepaald, dan maak je een ander beeld dan dat de mensen nu hebben. Je kunt dan wel denken dat het nog steeds niet belangrijk is, maar dan doe je je teamleden wel tekort. De noodzaak is duidelijk en het zinloze is dan verdwenen. Zo zijn alle problemen dus opgelost.

Irritaties bij vergaderingen

De verwachting van een vergadering heeft te maken met de eerdere vergaderingen. Een lijst van de meest voorkomende irritaties kan zijn:

  • Sommige deelnemers komen te laat
  • Het doel van de vergadering is onduidelijk
  • De agenda wordt niet gevolgd
  • Sommige deelnemers zijn niet goed voorbereid
  • De vergaderlocatie is niet goed
  • Dezelfde mensen zijn heel de tijd aan het woord
  • Sommige mensen kunnen simpelweg geen bijdrage leveren
  • Iedereen praat door elkaar
  • Er zit geen lijn in de gesprekken

Een andere veel voorkomende irritatie kan zijn dat de vergaderruimte niet goed is. Voor een andere goede vergaderlocatie kunt u natuurlijk altijd even goed zoeken op internet, dit kan namelijk al snel heel veel irritatie schelen.